Ausgangslage
In vielen Unternehmen ist der Einkaufsprozess stark dokumentengetrieben und gleichzeitig fragmentiert. Rechnungen, Zahlungsnachweise und Versanddokumente werden über unterschiedliche Kanäle empfangen, manuell zugeordnet und oft in separaten Systemen abgelegt. Der resultierende Aufwand führt zu fehlender Transparenz über den aktuellen Bestellstatus, hohem Koordinationsaufwand und erhöhtem Fehlerrisiko.
Ziel dieses Projekts war die vollständige Automatisierung eines Einkaufs-Workflows, bei dem alle relevanten Dokumente strukturiert erfasst, logisch miteinander verknüpft und der Status jeder Bestellung jederzeit abrufbar ist – bei gleichzeitig niedrigem Einstieg für die Anwender.
Lösungskonzept
Die Lösung wurde als ereignisgesteuerter Workflow umgesetzt, bei dem die gesamte Interaktion über einen Messenger-Bot erfolgt. Nutzer können Dokumente direkt aus dem Tagesgeschäft heraus hochladen, ohne sich in zusätzliche Systeme einloggen zu müssen.
Im Hintergrund übernimmt eine Automatisierungslogik die Dokumentenerkennung, Statusverwaltung sowie die strukturierte Ablage aller Informationen.
Der aktuelle Status einer Bestellung kann zu jedem Zeitpunkt abgefragt werden, unabhängig davon, in welchem Bearbeitungsschritt sie sich befindet.
Prozessübersicht
1. Upload der Einkaufsrechnung
Der Workflow beginnt mit dem Upload einer Einkaufsrechnung über den Messenger-Bot.
- Die Rechnung wird automatisiert analysiert
- Ein AI-basierter Erkennungsprozess extrahiert strukturierte Daten wie:
- Lieferant
- Warenpositionen
- Einzel- und Gesamtpreise
- Die extrahierten Daten werden als Bestelldatensatz in einer NocoDB-Verwaltungstabelle gespeichert
- Dieser Datensatz bildet die zentrale Referenz für alle weiteren Dokumente und Statusänderungen
2. Verarbeitung von Zahlungsdokumenten
Nachgelagerte Zahlungsnachweise können jederzeit hochgeladen werden.
- Automatische Erkennung und Klassifikation der Zahlungsdokumente
- Zuordnung zum bestehenden Bestelldatensatz
- Dynamische Statusaktualisierung:
- „teilweise bezahlt“
- „vollständig bezahlt“
Mehrere Zahlungen pro Bestellung werden unterstützt. Der Zahlungsstatus ist jederzeit transparent einsehbar.
3. Upload der Packliste / Versanddokumente
Sobald Versand- oder Packlisten vorliegen, können diese ebenfalls über den Messenger-Bot hochgeladen werden.
- Automatische Zuordnung zur Bestellung
- Statusaktualisierung auf:
- „teilweise versendet“
- „vollständig versendet“
Der Versandstatus ist damit unabhängig vom Zahlungsstatus jederzeit abrufbar.
4. Abschluss des Vorgangs
Nach dem Upload der Abschlussdokumente prüft der Workflow automatisch:
- Ist die Bestellung vollständig bezahlt?
- Ist die Bestellung vollständig versendet?
Sind beide Bedingungen erfüllt, wird der Bestellstatus automatisch auf „abgeschlossen“ gesetzt.
Der vollständige Verlauf der Bestellung bleibt nachvollziehbar dokumentiert.
5. Zentrale Status- und Dokumentenübersicht
Alle zugehörigen Dokumente – Rechnung, Zahlungsnachweise, Packlisten und Abschlussdokumente – sind direkt über den Bestelldatensatz in NocoDB verfügbar.
Zusätzlich bietet das System:
- Echtzeit-Statusabfrage jeder Bestellung
- Zentrale, strukturierte Dokumentenablage
- Klare Zuordnung aller Unterlagen
- Historische Nachvollziehbarkeit aller Statusänderungen
Damit ist der aktuelle Stand eines Einkaufsprozesses jederzeit abrufbar – ohne Rückfragen oder manuelle Abstimmungen.
Technischer Stack
Die Lösung wurde vollständig mit Open-Source-Komponenten umgesetzt:
- NocoDB – zentrale Daten- und Statusverwaltung
- MinIO – objektbasierte, revisionssichere Dokumentenablage
- n8n – Workflow-Orchestrierung und Entscheidungslogik
- Messenger-Bot – benutzerfreundliches Interface für Uploads und Statusabfragen
Die Architektur ist modular, erweiterbar und vollständig self-hosted betreibbar.
Ergebnisse und messbarer Mehrwert
Durch die Automatisierung des Einkaufsprozesses konnten folgende Ergebnisse erzielt werden:
- Jederzeitige Transparenz über den Status aller Bestellungen
- Wegfall manueller Dokumentenzuordnung
- Konsistente Statuslogik über alle Prozessschritte hinweg
- Einsparung von über 50 Stunden manueller Arbeit pro Monat
- Deutlich reduzierte Fehlerquote bei Zuordnung und Statuspflege
- Skalierbarkeit für steigende Dokumenten- und Bestellvolumen
Der Workflow ist vollständig ereignisgesteuert und lässt sich problemlos auf zusätzliche Dokumenttypen, Freigabeprozesse oder Reporting-Funktionen erweitern.
Fazit
Dieses Projekt zeigt, wie sich komplexe, dokumentenbasierte Einkaufsprozesse durch gezielte Automatisierung deutlich vereinfachen lassen. Die Kombination aus Messenger-basierter Benutzerführung, automatischer Dokumentenerkennung und zentraler Statuslogik schafft Transparenz und spart signifikant operative Zeit.
Der Ansatz eignet sich besonders für Unternehmen, die ihre Einkaufsprozesse effizient, nachvollziehbar und ohne hohe Lizenzkosten digitalisieren möchten.